Tugas 4 Softskill Surat Menyurat

Surat Menyurat

Arti dan Fungsi Surat

Surat adalah suatu saran untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

Syarat-syarat Surat yang Baik

secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi criteria berikut ini:

a.     Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.

b.     Pengertian surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik

c.     Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum

d.     Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit

e.     Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya.

Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:

1.     Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.

2.     Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3.     Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.

4.     Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

5.     Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penuisan bagian-bagiannya.

6.     Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Bahasa Surat

Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.

Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.

Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.

Bagian-bagian Surat

1.     Kepala Surat (Kop Surat)

Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut.

2.     Tanggal Surat

Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tepat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.

3.     Nomor Surat

Nomor surat biasanya meliputi : nomor urutan penulisan surat, kode surat, angka tahun.

4.     Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikutin jumlah yang dilampirkan.

5.     Hal atau perilah

Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan dibawah kata “Lampiran”secara vertical, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.

6.     Alamat yang dituju

Dalam menulis alamat surat, alamat luar (diamplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju)

7.     Salam Pembuka

Salam pembuka lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan salam pembuka dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

8.     Isi Surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini karena bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaiakan penulisnya. Isi surat dinas terbagi atas tiga bagian, yaitu :

a.       Alinea Pembuka

Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang hendak disampaikan.

b.       Alinea Isi

Alinea isi merupakan tempat menampung maksud- maksud pokok dari penulis surat. Bagian isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap  alineanya menyatakan satu maksud atau pesan- pesan pokok.

c.        Alinea Penutup

Alinea penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.

9.     Salam Penutup 

Salam penutup yang biasa digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami, atau wasalam.

10.  Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan

Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat.

11.  Tembusan

Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapatkan surat tersebut.

Contoh-contoh Surat

                                    

1.     Surat Pribadi

Bekasi, 10 Juli 2014

Sahabatku Hana

Bandung

Hai, apa kabar? Aku harap kamu dan sekeluarga dalam keadaan sehat walafiat. Disini aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.

Sudah lama kita tidak berjumpa, aku ingin sekali bertemu denganmu. Bulan ini aku sedang libur, aku ada rencana ingin berkunjung kerumahmu. Apa kamu ada rencana bulan ini? Aku harap kamu tidak ada rencana, sehingga aku bisa berkunju kerumahmu. Kita akan mengelilingi kota Bandung bersama-sama.

Sekian surat dariku. Aku tunggu balasannya ya.

Sahabatmu

2.     Surat Sosial

SURAT EDARAN

Nomor: ……….

Dalam rangka menerapkan disiplin tinggi masyarakat di ……. (nama tempat), perlu kami sampaikan beberapa hal mengenai jadwal pembuangan sampah harian sesuai dengan peraturan pemerintah No. …, yaitu sebagai berikut.

1.    ………….

2.    ………….

3.    ………….

4.    ………….

5.    …………

Selanjutnya, operasi rutin pengawasan dan penertiban pelaksanaan peraturan ini akan dilaksanakan oleh tim gabungan dari instansi terkait. Barang siapa melanggar ketentuan dengan sengaja maka akan diterapkan tindak tegas pada yang bersangkutan. Apabila ada yang ingin mengajukan pengaduan, silahkan menghubungi nomor telepon bebas pulsa ke xxx xxx xxx.

Demikian surat edaran ini agar diperhatikan dan dilaksanakan demi kelancaran ketertiban lingkungan rumah tinggal kita.

_______,  ___  _______ 2010

………………………          

………………………

3.     Surat Niaga

PT Penerbit Guna Ilmu

Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan

Nomor : 543-2/BD-D/VII/10 Manado, 27 November 2010

Lampiran : 1 (satu) berkas

Hal : Permintaan

Kepada Yth. Kepala Bagian Penjualan

CV Cyber Komputindo Kompleks

Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13

Kami beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 10 unit computer; 2) 2 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan harian Merdeka, tgl. 11 November 2010.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.

Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.

Hormat saya,

Kepala Bagian Pembelian

Sumber:

http://sastranesia.com/bahasa-surat/

http://muthiaa.wordpress.com/2012/06/20/surat-menyurat/

http://trianysf.blogspot.com/2013/05/tugas-bahasa-indonesia-2-bagian-bagian.html

http://www.slideshare.net/atikaratri/surat-menyurat-19010513

Tugas 3 Bindo Menulis Laporan Ilmiah

Menulis Laporan Ilmiah

Laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggungjawab yang dibebankan kepadanya. Dalam laporan berisi tentang penyampaian  informasi  mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.

Macam-macam laporan

a)    Laporan beberbentuk formulir isian

Laporan yang berbentuk formulir isian biasanya telah disiapkan blanko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yanga kana dicapai. Laporan ini bersifat rutin dan seringkali berbentuk angka-angka.

b)    Laporan berbentuk surat

Bila sebuah laporan tidak banyak mengandung tabel, angka atau sesuatu hal lain yang digolongkan pada tabel dan angka, maka bentuk yang paling umum dipergunakan adalah laporan berbentuk surat. Laporan berbentuk ini tidak banyak berbeda dengan sebuah surat biasa, kecuali bahwa ada sesuatu subyek yang ingin disampaikan agar dapat diketahui oleh penerima laporan. Jika penulis laporan mempergunakan bentuk surat dalam laporannya, maka nada dan pendekatan yang bersifat pribadi memegang peranan yang penting, seperti halnya dengan surat-surat lainnya.

c)     Laporan bebentuk memorandum

Laporan yang berbentuk memorandum( saran, nota, catatan pendek) mirip dengan laporan berbentuk surat, namun biasanya lebih singkat. Biasanya digunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi, atau antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja dan seringkali bermanfaat utuka suatau laporan yang bersifat formal.

d)    Laporan perkembangan dan laporan keadaan

Laporan perkembangan pada prinsipnya berbeda dari laporan keadaan. Menurut arti laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembanagn, perubahan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap  mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan. Sebaliknya laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.

e)    Laporan berkala

Laporan semacam ini selau dibuat dalam jangka waktu tertentu. Dalam bentuk sederhan, laporan semacam ini dapat dibuat dalam bentuk formulir-formulir isian, atau dalam bentuk memorandum.

f)     Laporan laboratories

Tujuan laporan laboratoris adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakuakan dalam laboratoria. Oleh sebab itu laporan ini seringkali memuat percobaan-percobaan yang telah dilakukan. Kerangka laporan laboratoris: Halaman judul, Obyek atau tujuan, Teori (yang menyangkut teori mana yang diterapkan), Metode (prosedur yang digunakan), Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode diatas, Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan, Kesimpulan, Apendiks, dan Data asli.

g)    Laporan formal dan semi formal

Laporan formal adalah laporan yang mennuhi persyaratan-persyaratan tertentu sebagai yang akan disebutkan dibawah,sedangkan nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur seperti yang terdapat dalam buku-buku.

h)    Laporan buku

Suatu  macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di perguruan tinggi. Laporan buku bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau yang dianjurkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut. Laporan buklku tidak perlu mengikuti persyaratan bagi laporan formal,  disamping itu laporan ini berbeda dari laporan-laporan lain karena ia tidak diperlukan oleh penerima laporan. Karena itu cukup bila terdiri dari bagian-bagian berikut : judul, pendahuluan (mencakup surat penyerahan dan pendahulan), isi laporan, kesimpulan dan saran. Laporan buku tidak hanya berakhir dengan penyajian ringkasan buku, tetapi diakhiri dengan kesimpulan.

Ciri-ciri Laporan

1.     Penggunaan bahasa yang ilmiah (baku). 

2.     Dalam penulisan laporan hanya menerima tulisan dengan jenis perintah bukan tanya.

3.     Laporan disertakan dengan identifikasi masalah

4.     Data yang lengkap sebagai pendukung laporan

5.     Adanya kesimpulan dan saran

6.     Laporan dibuat menarik dan juga interaktif

Persyaratan Bagi Pembuatan Laporan

1.     Memiliki pengetahuan tangan pertama tentang hal yang dilaporkan. Sering kali pengetahuan tangan pertama itu perlu dilengkapi dengan pengetahuan dan pengalaman orang lain.

2.  Memiliki sifat tekun dan teliti. Laporan yang baik tidak meninggalkan pertanyaan tak terjawab bagi pembacanya. Semua kesimpulan yang dapat ditarik dan pernyataan-pernyataan umum harus dibuat secara tepat. Bila ada hal-hal yang tak lengkap, ia harus menyebutkan kekurangan-kekurangan itu dan apa sebabnya. Semua fakta harus dicocokkan ulang. Satu kali saja pembaca laporan menemukan pernyataan salah, ia akan meragukan isi seluruh laporan. Pernyataan yang meragukan lebih baik dibuang saja, atau dijelaskan bahwa meragukan. Data yang meyakinkan tidak boleh dibuang.

3.    Bersifat objektif. Pernyataan yang dibuat harus menurut kenyataan; kesimpulan dan rekomendasi dibenarkan oleh kenyataan, walaupun konklusi dan rekomendasi itu berlawanan dengan yang diharapkan, bahkan dapat berakibat merugikan bagi dirinya sendiri. Pembuat laporan itu seperti sebuah ‘mesin pemikir’, yaitu bekerja tanpa nafsu dan prasangka yang dapat mengelirukan pengertiannya atau pernyataannya tentang fakta.

4.     Kemampuan untuk menganalisis dan menyamaratakan. Laporan itu adalah sebuah analisis. Pembuat laporan membagi-bagi subjek, memperlihatkan bagian-bagian yang berbeda, dan menunjukkan kaitannya satu dengan yang lain. Berdasarkan uraian itulah dengan cara induktif ia sampai kepada kesimpulan. Pelapor tidak boleh membuat  kesamarataan berdasarkan beberapa data saja, atau membuang data yang ia anggap tidak mendukung konklusi yang diharapkannya, padahal data itu tidak meragukan.

5.    Kemampuan mengatur fakta secara sistematis. Penyajian laporan itu tidak harus diatur sistematis, mantik, supaya pembacanya tidak meragukan tentang suatu perencanaan dan penalarannya.

6.    Pengertian akan kebutuhan pembaca. Laporan itu disajikan untuk dibaca oleh seseorang atau beberapa orang (tim) yang spesifik. Apa yang dilaporkan, apa yang dibuang, istilah apa yang akan dipakai, apa yang dapat dianggap sebagai sudah semestinya, apa yang memerlukan lukisan dan penjelasan serta bagaimana menyusunnya, semuanya itu tergantung pembacanya.

Sumber :

http://panduanguru.com/persyaratan-penulis-laporan-ilmiah-panduan-laporan-ilmiah-untuk-guru/

http://asendra.blogspot.com/2013/05/laporan-ilmiah-tugas-bahasa-indonesia-2.html

http://irabieber.wordpress.com/2011/11/11/laporan/