Surat Menyurat
Arti
dan Fungsi Surat
Surat
adalah suatu saran untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang
satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Agar
komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus
terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
Syarat-syarat
Surat yang Baik
secara
garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi criteria berikut
ini:
a. Penyusunan
letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman
yang telah ditentukan.
b. Pengertian
surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik
c. Pemakaian
kertas sesuai dengan ukuran umum
d. Isi
surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit
e. Bahasa
yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata,
maupun kalimatnya.
Untuk
menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkan
lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan
kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan,
permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan
urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan
pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan
menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah
ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan
sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak
biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan
dan menguasai bentuk surat dan penuisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti
pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum
Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam
Bahasa Indonesia.
Bahasa
Surat
Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan
dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu. Bahasa yang
digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur
kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian
alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka
yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan
kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya,
memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat
atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Kalimat penutup surat juga
disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita, kita
menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh karena
bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya.
Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea
penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.
Bagian-bagian
Surat
1. Kepala
Surat (Kop Surat)
Untuk mempermudah mengetahui nama dan
alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau
instansi yang mengirim surat tersebut.
2. Tanggal
Surat
Apabila sudah ada kepala surat, maka
menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tepat/kota. Tanggal, bulan,
dan tahun dituliskan secara lengkap.
3. Nomor
Surat
Nomor surat biasanya meliputi : nomor
urutan penulisan surat, kode surat, angka tahun.
4. Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya
kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”,
yang diikutin jumlah yang dilampirkan.
5. Hal
atau perilah
Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik
surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau
inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal”
atau “Perihal” dicantumkan dibawah kata “Lampiran”secara vertical, dengan
catatan tidak boleh melewati tanggal surat.
6. Alamat
yang dituju
Dalam menulis alamat surat, alamat luar
(diamplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju)
7. Salam
Pembuka
Salam
pembuka lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan salam pembuka dimulai
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
8.
Isi Surat
Isi
surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini karena
bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaiakan
penulisnya. Isi surat dinas terbagi atas tiga bagian, yaitu :
a.
Alinea Pembuka
Alinea
pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang
hendak disampaikan.
b.
Alinea Isi
Alinea
isi merupakan tempat menampung maksud- maksud pokok dari penulis surat. Bagian
isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap alineanya menyatakan satu maksud
atau pesan- pesan pokok.
c.
Alinea Penutup
Alinea
penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.
9.
Salam
Penutup
Salam
penutup yang biasa digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami, atau
wasalam.
10.
Nama Jelas
Pengirim dan Tanda Tangan
Pengirim
surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat.
11.
Tembusan
Penulisan
bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang
mendapatkan surat tersebut.
Contoh-contoh
Surat
1.
Surat Pribadi
Bekasi, 10 Juli 2014
Sahabatku Hana
Bandung
Hai, apa kabar? Aku harap kamu dan sekeluarga dalam keadaan sehat
walafiat. Disini aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Sudah lama kita tidak berjumpa, aku ingin sekali bertemu denganmu.
Bulan ini aku sedang libur, aku ada rencana ingin berkunjung kerumahmu. Apa kamu
ada rencana bulan ini? Aku harap kamu tidak ada rencana, sehingga aku bisa
berkunju kerumahmu. Kita akan mengelilingi kota Bandung bersama-sama.
Sekian surat dariku. Aku tunggu balasannya ya.
Sahabatmu
2.
Surat Sosial
SURAT EDARAN
Nomor:
……….
Dalam
rangka menerapkan disiplin tinggi masyarakat di ……. (nama tempat), perlu kami
sampaikan beberapa hal mengenai jadwal pembuangan sampah harian sesuai dengan
peraturan pemerintah No. …, yaitu sebagai berikut.
1.
………….
2.
………….
3.
………….
4.
………….
5.
…………
Selanjutnya,
operasi rutin pengawasan dan penertiban pelaksanaan peraturan ini akan
dilaksanakan oleh tim gabungan dari instansi terkait. Barang siapa melanggar
ketentuan dengan sengaja maka akan diterapkan tindak tegas pada yang bersangkutan.
Apabila ada yang ingin mengajukan pengaduan, silahkan menghubungi nomor telepon
bebas pulsa ke xxx xxx xxx.
Demikian
surat edaran ini agar diperhatikan dan dilaksanakan demi kelancaran ketertiban
lingkungan rumah tinggal kita.
_______,
___ _______ 2010
………………………
………………………
3.
Surat Niaga
PT
Penerbit Guna Ilmu
Jalan
Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan
Nomor
: 543-2/BD-D/VII/10 Manado, 27 November 2010
Lampiran
: 1 (satu) berkas
Hal
: Permintaan
Kepada
Yth. Kepala Bagian Penjualan
CV
Cyber Komputindo Kompleks
Manado
Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13
Kami
beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan
Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, kami
membutuhkan; 1) 10 unit computer; 2) 2 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai
yang Saudara tawarkan pada iklan harian Merdeka, tgl. 11 November 2010.
Sehubungan
dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim brosur, daftar
harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1)
syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami
tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami
menyampaikan terima kasih.
Hormat
saya,
Kepala
Bagian Pembelian
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar