BAB 5 MANAJEMEN DAN ORGANISASI

MANAJEMEN DAN ORGANISASI

Pada bagian terdahulu telah dikemukakan bahwa setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah ditetapkan , karena tujuan itulah yang akan memberikan arah bagi kegiatan yang akan dilakukan serta digunakan untuk mengukur evektivitas kegiatannya. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan harus pandai dalam mengelola faktor-faktor produksi yang ada dalam perusahaannya. Faktor-faktornya adalah tenaga kerja, bahan baku, mesin, metode, uang atau modal, dan pasar atau dalam bahasa inggrisnya di kenal dengan istilah “ 6 M” (Man, Material, Machines, Methods, Money dan Market). Keenam faktor harus dikembangkan semaksimal mungkin oleh perusahaan dengan menggunakan fungsi-fungsi manajemen.

5.1 Manajemen

Ø  Pengertian dan Peranan Manajemen

Manajemmerupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya .

Dalam mencapai tujuannya, selain memanfaatkan sumber-sunber daya yang ada, manajemen juga menggunakan metode ilmiah dan seni dalam setiap pendekatan atau penyelesaian masalah-masalah yang dihadapi. Metode ilmiah yang di gunakan umumnya meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Mengetahui adanya persoalan

2. Mendefinisikan persoalan

3. Mengumpulkan fakta, data, dan informasi

4. Menyusun alternatif penyelesaian

5. Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian

6. Melaksanakan keputusan serta melakukan tindak lanjut

Ø  Peranan manajemen

1.      Peran Interpesonal Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya. Meliputi :

a)      Figurehead/simbol: sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan

b)      Leader/pemimpin: menjadi pemimpin yang memberi motivasi para karyawan/ bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.

c)      Liaison/penghubung: menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

2.      Peran Informasi

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi :

a.       Monitor/pemantau : mengawasi, memantau, mengikuti, mengunpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik di dapat secara langsung maupun tidak langsung.

b.      Disseminator/penyebar : menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.

c.       Spokeperson/juru bicara : mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar

3.      Peran Mengambil Keputusan

Ø  Latar Belakang Sejarah Manajemen

Pada bagian terdahulu telah dikemukakan bahwa setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah ditetapkan , karena tujuan itulah yang akan memberikan arah bagi kegiatan yang akan dilakukan serta digunakan untuk mengukur evektivitas kegiatannya. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan harus pandai dalam mengelola faktor-faktor produksi yang ada dalam perusahaannya. Faktor-faktornya adalah tenaga kerja, bahan baku, mesin, metode, uang atau modal, dan pasar atau dalam bahasa inggrisnya di kenal dengan istilah “ 6 M” (Man, Material, Machines, Methods, Money dan Market). Keenam faktor harus dikembangkan semaksimal mungkin oleh perusahaan dengan menggunakan fungsi-fungsi manajemen.

Ø  Fungsi dan Proses Manajemen

Fungsi – fungsi manajemen :

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengarahan

4. pengendalian

v  Perencanaan

Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Jadi, perencanaan diperlukan untuk membawa perusahaan kesasaran atau tujuan yang ingin dicapainya di masa yang akan datang. Perencanaan yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan, seperti:

1. Dapat mengidentifikasi peluang masa depan

2. Mengantisipasi dan menghindari permasalahan di masa depan

3. Mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktik

Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk berikut:

a.       Tujuan (objektive)

Adalah suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.      Kebijakan (policy)

Adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.

c.       Strategi
Adalah program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan , yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya.

d.      Prosedur
Adalah serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.

e.       Aturan
Adalah bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik.

f.       Program
Adalah kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan, dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budjet.

Dalam pelaksanaannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis.

Perencanaan strategis : merupakan suatu proses untuk menganalisis dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan:

• Misi

• Sasaran

• Strategi

• Alokasi sumber daya

Perencanaan taktis : merupakan langkah-langkah untuk mencapai tujuan perencaan strategis

jangka pendek, mencakup:

• Apa yang harus dilakukan

• Siapa yang melakukan, dan

• Bagaimana melakukannya

Ø  Ciri-Ciri Manajer Profesional

a.       Menantang Proses

b.      Mengilhamkan Wawasan Bersama

c.       Memungkinkan Orang Lain Bisa Bertindak

d.      Menjadi Petunjuk Jalan

e.       Mendorong Hati

Ø  Keterampilan Manajemen yang di butuhkan

Fakta di bawah ini adalah hasil survei yang di lakukansuatu organisasi yang bergerak dalam penelitian kepemimpinan tentang sifat-sifat pemimpin yang dikagumi pengikut mereka.

1. Jujur

2. Memandang ke Depan

3. Memberikan Inspirasi

4. Cakap

5.2 Organisasi

Ø  Definisi organisasi

Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama.

Ø  Pentingnya Mengenal Organisasi

Dalam organisasi terdapat tiga faktor atau unsur penting, yaitu :

1. Adanya sekelompok orang

2. Adanya hubungan dan pembagian kerja di antara mereka

3. Adanya tujuan yang ingin dicapai

Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Beberapa faktor yang harus di perhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :

a. Wewenang

b. Tanggung jawab

c. Pertanggungjawaban

d. Delegasi

e. Koordinasi

Organisasi informal

Organisasi informal adalah jaringan hubunganpribadi sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan ataupun tidak.

Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia. Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama:

1. Memelihara dan memperkuat persamaan norma di antara anggota

2. Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status, dan rasa aman bagi anggotanya

3. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi

4. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yng dihadapi anggotanya

Ø  Bentuk-bentuk Organisasi

1.      Organisasi garis

Pada organisasi jenis ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari yang teratas sampai yang terbawah.

Organisasi garis memiliki kelebihan dan kelemahan.

Kebaikan Organisasi Garis :

·         Kesatuan dalam pimpinan dan perintah

·         Pengambilan keputusan lebih cepat

·         Solidaritas kawan tinggi

·         Biayanya rendah

Keburukan Organisasi Garis :

·         Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga kalau ia tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.

·         Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis

·         Perkembangan kesempatan karyawan terbatas

2.      Organisasi Garis dan Staf

Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerah usahanya luas serta

memiliki bidang tugas yang kompleks.

Kebaikan organisasi garis dan staf:

·      Relevan untuk perusahaan besar

·      Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli

·      Dapat mewujudkan The right man In the right place

Keburukan organisasi garis dan staf:

·      Organisasi rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi Organisasi kadang-kadang sukar diterapkan

·      Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal

3.      Organisasi fungsional

Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, seperti fungsi produksi, keuangan, personalia, administrasi, dan lain-lain. Dalam organisasi fungsional seorang karyawan tidak bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Pada organisasi jenis ini, terdapat sejumlah spesialis fungsional yang mengawasi kegiatan masing-masing karyawan, sehingga berbagai unit staf mempunyai wewenang garis atas orang yang sama.

Kebaikan organisasi fungsional :

·      Pembagian tugas jelas

·      Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin

·      Masing-masing fungsi di pegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.

Keburukan organisasi fungsional :

·   Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.

·   Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama, karena masing-masing merasa bidang spesialisnyalah yang terpenting.

Ø  Prisip-Prinsip Organisasi

Agar organissi berjalan baik, diperlukan pedoman atau prinsip dalam melaksanakan kegiatannya.

Prinsip-prinsip organisasi adalah:

a)      Perumusan organisasi dengan jelas

b)      Pembagian tugas

c)      Delegasi kekuasaan

d)     Rentangan kekuasaan

e)      Tingkat-tingkat pengawasan

f)       Kesatuan perintah dan tanggung jawab

g)      Koordinasi

Ø  Keterampilan Manajemen yang Di Butuhkan

Seperti tiap orang yang ingin karirnya maju, masa depan karir anda juga di tentukan oleh

keterampilan yang dimiliki dan dapat anda jual pada perusahaan.

Berikut keterampilan yang dibutuhkan :

1. Keterampilan bahasa asing

2. Keterampilan bidang mesin dan teknik lainnya

3. Keterampilan bidang sumber daya manusia

4. Keterampilan di bidang computer

5. Keterampilan mengajar

6. Keterampilan bidang keuangan

7. Keterampilan bidang kimia dan matematika

8. Keterampilan memecahkan masalah

9. Keterampilan bidang hukum dan peraturan

Ø  Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi

Penyebab kegagalan :

1.      Kurangnya kehandalan

SDM dan tidak kompeten dalam manajerial serta kurangnya pengalaman ketika menjalankan strategi perusahaan.

2.      Kurangnya pemahaman bidang usaha yang di ambil karena tidak dapat memvisualisasikan dengan jelas usaha yang akan digeluti.

3.      Kurangnya kehandalan pengelolaan administrasi dan keuangan (modal dan kendali kredit).

4.      Gagal dalam perencanaan. Kegagalan dalam menerapkan rencana biasanya karena rencana yang telah dibuat berdasarkan pengalaman orang lain atau sebuah idealis yang belum pernah diaplikasikan.

5.      Tempat usaha dan okai yang kurang memadai.

6.      Kurangnya pemahaman dalam pengadaan, pemeliharaan, dan pengawasan bahan baku dan sarana peralatan.

7.      Ketidakmampuan dalam melakukan peralihan/transisi perubahan teknologi.

8.      Hambatan birokrasi

9.      Keuntungan yang tidak mencukupi

10.  Tidak adanya produk yang baru.

Keuntungan Organisasi :

1.      Otonomi

2.      Tantangan awal dan perasaan motif berprestasi

3.      Kontrol financial

Langkah menuju keberhasilan :

1.      Memiliki ide atau visi bisnis yang jelas

2.      Kemauan dan keberanian untuk menghadapi resiko, baik waktu maupun uang

3.      Membuat perencanaan usaha, mengorganisasikan dan menjalankannya

4.      Mengembangkan hubungan, baik dengan mitra usaha maupun dengan semua pihak yang terkaitdengan kepentingan perusahaan.

Sumber : Baker, James C., International finance: management, markets, and institutions, New Jersey:Prentice Hall, 1998

Fuad M,dkk,PT.Gramedia Pustaka Utama:Pengantar bisnis,Jakarta pusat:Salemba,2003